PDB pert 10

Resume Pertemuan 10

Kebijaksanaan SDM

Ø  Definisi

   Rekrutmen

• Proses pencarian atau mengundang calon-calon tenaga kerja yang mempunyai kemampuan sesuai dengan rencana dan kebutuhan organisasi di waktu tertentu, untuk melamar kerja

   Seleksi

• Proses memilih seseorang dari kelompok pelamar yang paling cocok/mampu menduduki posisi tertentu dan untuk organisasi. Proses Rekrutmen External Environment

Ø  Rekrutmen

• Upaya perusahaan untuk mendapatkan tenaga kerja yang diperlukan sesuai dengan kualifikasi yang telah ditetapkan dalamperencanaan tenaga kerja

• Jenis rekrutmen:

– Rekrutmen Internal

• proses untuk mendapatkan tenaga kerja atau SDM yang dibutuhkan denganmempertimbangkan tenaga kerja yang sudah ada atau yang sudah dimiliki oleh perusahaan

– Rekrutmen Eksternal

• perusahaanmendapatkan tenaga kerja atau SDM yang akan ditempatkan pada suatu jabatan tertentu dengan memperolehnya dari luar perusahaan, atau seringkali dinamakan sebagai outsourcing

Ø  Metode Rekrutmen

Rekrutmen :Internal

• Penataran/upgrading

• Pemindahan/mutasi

• Pengangkatan ( promosi )

• Penempatan pekerjaan

• Inventarisasi keahlian

Ø  Keuntungan Rekrutmen Internal

– Biaya relatif murah, karena tidak perlu proses seleksi seperti rekrutmen external.

– Organisasi mengetahui pekerja yang memiliki kemampuan untuk jabatan yang kosong.

– Pekerja memiliki motivasi yang tinggi krn mengetahui kemungkinan peningkatan

– Pengembangan karier jelas

– Pekerja telah memahami secara baik kebijakan, prosedur, ketentuan dan kebiasaan organisasi.

Ø  Kerugian Rekrutmen internal

• Tidak selalu memberikan perspektif baru

• Pekerja yang dipromosikan akrab dengan bawahannya sehingga sulit menjalankan kewenangan dan kekuasaannya.

Ø  Rekrutmen :Eksternal

Media :koran,jurnal perdagangan,radio,TVB adan penyalur tenaga kerja Pemerintah Swasta Lembaga pendidikan :mahasiswa magang,iklan kampus Organisasi karyawan Organisasi profesi Rekomendasi karyawan Open house/Job Fairs On line Rekrutmen Eksternal

Ø  Keunggulan :

• Memiliki gagasan dan pendekatan baru

• Bekerja mulai dengan lembaran bersih dan memperhatikan spesifikasi pengalaman

• Tingkat pengetahuan dan keahlian tidak tersedia dalam perusahaan yang sekarang.

Ø  Kelemahan

• Moral dan komitmen karyawan rendah

• Periode penyesuaian yang relatif lama.

Ø  SELEKSI: Mengapa Penting?

• Kinerja organisasi selalu tergantung dari kinerja orang-orang yang berada didalamnya

• Mahalnya biaya yang digunakan untuk melakukan perekrutan dan mempekerjakan Karyawan

Ø  Training & Development

• Tujuan:

–      Memperbaiki efektifitas kerja untuk mencapai hasil-hasil kerja yang telah ditetapkan

• Dilakukan dengan:

–      training/pelatihan_memperbaiki penguasaan ketrampilan dan teknik-teknik pelaksanaan pekerjaan

–  Pengembangan_peningkatan kemampuan secara lebih luas, sikap, dan kepribadian

Ø  The Training and Development Process

• Needs analysis

–  Identify job performance skills needed, assess prospective trainees skills, and develop objectives.

• Instructional design

–      Produce the training program content, including workbooks, exercises, and activities.

• Validation

–  Presenting (trying out) the training to a small representative audience.

• Implement the program

–     Actually training the targeted employee group.

• Evaluation

–  Assesses the program’s successes or failures.

Ø  Training Methods

• On-the-job training (OJT)

–   Memberikan pelajaran mengenai pekerjaan melalui pekerjaan yang sebenarnya.

• Metode

–   Pelatihan

–     Rotasi

–     Tugas khusus

• Keuntungan

–     Murah

–  Adanya umpan balik segera

Ø  Training Methods (cont’d)

• Magang

–  Mengkombinasikan OJT dan instruksi kelas.

• Belajar secara informal

–  Belajar dari kegiatan yang dilakukan sehari-hari.

• Job instruction training (JIT)

–     Memberikan daftar pekerjaan, kunci dalam melakukan kerja, dan langkah-langkah kerjanya

Ø  Penilaian Kinerja SDM

Penilaian Kinerja

• Proses mengukur prestasi kerja pegawai berdasarkan peraturan yang telah ditetapkan, dengan cara membandingkan sasaran dengan persyaratan deskripsi pekerjaan yang telah ditetapkan (Utomo, Tri Widodo)

Ø  Tujuan & Manfaat

•  Performance Improvement : memungkinkan pegawai dan manajer untuk    mengambil tindakan yang berhubungan dengan peningkatan kinerja

•  Compensation Adjustment: membantu pengambil keputusan untuk menentukan siapa saja yg berhak meneriman kenaikan gaji

• Placement decision: Menentukan promosi, transfer, dan demosi

• Training and Development needs: mengevaluasi kebutuhan pelatihan dan pengembangan

Ø  Tujuan & Manfaat (Cont’d)

• Career planning & development: memandu untuk menentukan jenis dan potensi karir yang dapat dicapai

• Staffing process deficiencies: mempengaruhi proses perekrutan pegawai

• Informational inaccuracoes and job-design errors: membantu menjelaskan kesalahan

• Equal employment opportunity: menunjukkan tidak adanya perbedaan/diskriminasi dalam penempatan

• External challenges: mengetahui faktor luar yg mengganggu kinerja pegawai

• Feedback: umpan balik untuk individu/perusahaan

Ø  Elemen Penilaian Kinerja

•  Performance Standart

– Validitas: keabsahan standar penilaian (sesuai dan relevan dengan jenis pekerjaan yg akan dinilai)

– Agreement: standart penilaian disetujui dan diterima oleh semua pegawai

– Realistis: dapat dicapai sesuai dengan kemampuan

– Obyektif: Mampu mencerminkan keadaan yg sebenarnya tanpa menambah/mengurangi kenyataan

Ø  Sumber data

Sumber data untuk ukuran penilaian kerja :

– Data produksi (langsung/tak langsung)

– Data personalia :

• Ketidakhadiran, keterlambatan, masa kerja, lamanya pelatihan, kejadian lainnya.

– Pertimbangan lainnya

• Hambatan politis (kejadian yang umum terjadi dalam organisasi)

• Hambatan antar pribadi (antar karyawan)

PDB pert 9

Resume Pertemuan 9

Organisasi Formal & Organisasi Informal

Organisasi Formal

•      Organisasi formal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang mengikatkan diri dengan suatu tujuan bersama secara sadar serta dengan hubungan kerja yang rasional.
Contoh : Perseroan terbatas, Sekolah, Negara, dan lain sebagainya.

•      Memiliki suatu struktur yang terumuskan baik, yang menerangkan hubungan:

•      hubungan otoritasnya,

•      kekuasaan,

•      akuntabilitas dan tanggung jawabnya,

•      bagaimana bentuk saluran-saluran

•       melalui apa komunikasi berlangsung.

•      Menunjukkan tugas-tugas terspesifikasi bagi masing-masing anggotanya.

Organisasi Informal

•      Organisasi informal adalah kumpulan dari dua orang atau lebih yang telibat pada suatu aktifitas serta tujuan bersama yang tidak disadari.

•      sulit untuk menentukan waktu eksak seseorang menjadi anggota organisasi tersebut. Sifat eksak hubungan antar anggota dan bahkan tujuan organisasi yang bersangkutan tidak terspesifikasi.

•      Contoh: makan malam bersama

•      Organisasi informal dapat dialihkan menjadi organisasi formal apabila hubungan di dalamnya dan kegiatan yang dilakukan terstruktur dan terumuskan.

Pembagian Organisasi Informal Menurut Hicks

•      Organisasi Primer:

–     menuntut keterlibatan secara lengkap, pribadi dan emosional anggotanya.

–     Berlandaskan ekspektasi timbal balik,  bukan pada kewajiban yang dirumuskan dengan eksak

–     Contoh: keluarga

•      Organisasi Sekunder, memuat hubungan yang bersifat

            – intelektual,

            – rasional, dan

            – kontraktual.

•      Tidak bertujuan memberikan kepuasan batiniah

•      Memiliki anggota karena dapat menyediakan alat-alat  berupa gaji ataupun imbalan kepada anggotanya.

•      Contoh: kontrak kerjasama antara majikan - calon karyawannya dimana harus saling setuju mengenai seberapa besar pembayaran gajinya

Jenis Kelompok Informal

a)      Horizontal Cliques

Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang sama dan bekerja dalam bidang yang sama.

b)     Vertical Cliques

Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berada pada tingkatan manajemen yang berbeda-beda, akan tetapi dalam suatu bidang yang sama

c)      Random Cliques

Yaitu kelompok informal yang keanggotaannya terdiri dari orang-orang yang berasal dari berbagai tingkatan manajemen dan yang berasal dari berbagai bidang.

Struktur Organisasi Formal

•      Organisasi Garis

–     Ciri-ciri:

1.      Adanya kesatuan Perintah
2. Pembagian Kerja jelas dan mudah dilaksanakan
3. Organisasi tergantung pada satu pemimpin

2.       

·         Kelebihan

            • Pengambilan keputusan cepat
            • Pengendalian lebih mudah
            • Solidaritas antar karyawan tinggi

•      Kelemahan

            • Pemimpin cenderung otokratis

            • Ketergantungan kepada atasan sangat tinggi
• Membatasi kesempatan karyawan untuk           berkembang

•      Organisasi Garis & Staf

–     Ciri-ciri:

1.      Umumnya digunakan untuk organisasi besar
2. Bidang tugas beraneka ragam sehingga memerlukan bantuan staf.
3. Pengawasan dan Spesialisasi berkembang dengan baik

2.       

–     Kelebihan

            • Pembagian tugas jelas
            • Mendorong timbulnya spesialisasi dan disiplin yang tinggi
            • Penempatan orang pada tempat yang tepat
            • Koordinasi mudah dijalankan

–     Kelemahan

            • Membutuhkan biaya yang besar untuk operasionalnya
• Ditingkat operasinal tidak jelas antra perintah dan nasehat
• Solidaritas antar karyawam rendah

Kelebihan dan Kekurangan Organisasi Informal

•      Kelebihan

–     Memberi dukungan terhadap organisasi

–     Menstimulasi komunikasi sebagai alat komunikasi tambahan

–     Pemuas kepentingan sosial

•      Kekurangan

–     Sumber desas desus

–     Menciptakan konflik

–     Mendorong penolakan terhadap perubahan organisasi

PDB pert 8

Resume Pertemuan 8

STRUKTUR ORGANISASI

Ø  Tujuan Instruksional Khusus

Mahasiswa dapat menyatakan pendapatnya mengenai penyusunan struktur dan rancangan organisasi yang efektif

Materi :

p Dsar-dasar struktur organisasi

p Rancangan organisasi

p Teori rancangan organisasi

Ø  Struktur Organisasi

•         Merupakan suatu pembagian,  pengelompokan dan pengordinasian tugas-tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi, agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien

•         Kerangka kerja organisasi dinamakan sebagai Desain Organisasi.

•         Bentuk Spesifik dari kerangka kerja organisasi dinamakan dengan Struktur Organisasi.

•         Stuktur Organisasi pada dasarnya merupakan desain organisasi dimana manajer melakukan alokasi sumber daya organisasi, terutama yang terkait dengan pembagian kerja dan sumber daya yang dimiliki organisasi, serta bagaimana keseluruhan kerja tersebut dapat dikordinasikan dan dikomunikasikan.

Ø  Tujuan Struktur Organisasi

•         Membagi pekerjaan yg harus dilakukan ke sejumlah departemen

•         Membagi-bagi tugas dan tanggung jawab yg berkaitan dengan masing-masing pekerjaan

•         Mengkoordinasikan berbagai tugas organisasi

•         Membangun hubungan antar individu, kelompok dan departemen

•         Menetapkan garis wewenang

•         Mengalokasikan dan menggunakan secara efektif sumber daya organisasi

Ø  Faktor-faktor yang Memengaruhi Struktur Organisasi

•         Strategi Organisasi

            Strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi disusun diantara para manajer dan bawahan. 

•         Skala Organisasi

            Besarnya organisasi berpengaruh terhadap pembuatan struktur organisasi

•         Teknologi

            Perbedaan teknologi yg digunakan untuk memproduksi barang-barang atau jasa akan membedakan bentuk struktur organisasi.

•         Lingkungan

Ø  Tipe Departementalisasi

•         Berdasarkan Fungsional

•         Berdasarkan Geografis

•         Berdasarkan Produk

•         Berdasarkan Proses

•         Berdasarkan Pelanggan

Ø  Penentuan  Relasi   antar   bagian  dalam Organisasi (Hierarchy)

•         Hierarcy adalah Proses penentuan relasi antar bagian dalam organisasi, baik secara vertikal maupun secara horisontal.

•         Terdapat 2 konsep penting dalam Hierarcy, yaitu :

–        Rantai Komando

–        Rentang Kendali/rentang manajemen

•         Rantai Komando

            Menunjukkan garis perintah dalam sebuah organisasi dari hirarki yang paling tinggi misalnya hingga hirarki yang paling rendah. Rentang Komando ini juga menjelaskan bagaimana batasan kewenangan dibuat dan siapa dan bagian mana akan melapor ke bagian mana.

•         Rentang Kendali / Rentang Manajemen

            Terkait dengan jumlah orang atau bagian di bawah suatu departemen yang akan bertanggung jawab kepada manajer departemen atau bagian tertentu

Ø  Faktor-faktor Rentang Kendali

•         Keahlian dan kemampuan manajer

•         Karakteristik Karyawan

•         Sifat pekerjaan yang sedang dikerjakan

•         Kesamaan tugas

•         Kerumitan tugas

•         Standarisasi pekerjaan yg ditetapkan

Ø  Rentang Kendali

•         Semakin besar rentang kendali semakin efisien dari segi biaya tetapi mengurangi keefektifan

•         Hal tsb karena kinerja karyawan menurun dan manajer tidak memiliki banyak waktu untuk melakukan bimbingan dan dukungan yang diperlukan

•         Diperlukan investasi untuk melatih karyawan agar kinerjanya tetap baik

Ø  Faktor-faktor faktor yang perlu dipertimbangkan da-lam penentuan luas rentang manajemen adalah :

•         kesamaan fungsi-fungsi : semakin sejenis fungsi yang dilaksanakan oleh kelomplok kerja, rentang-an semakin melebar.

•         kedekatan geografis : semakin dekat letak geogra-fis  kelompok kerja, rentangan semakin melebar.

•         tingkat pengawasan langsung yang dibutuhkan : semakin sedikit pengawasan langsung yang dibu-tuhkan, rentangan semakin melebar.

•         tingkat koordinasi yang dibutuhkan : semakin ber-kurang koordinasi yang dibutuhkan, rentangan se-makin melebar.

•         perencanaan yang dibutuhkan : semakin sedikit perencanaan yang dibutuhkan, rentangan semakin melebar.

•         faktor-faktor yang berhubungan dengan situasi. Rentangan relatif melebar bila :

- pekerjaan bersifat rutin

- ketergantungan bawahan satu dg lainnya rendah

- prosedur dan metode baik dan telah diformalisasi

•         faktor-faktor yang berhubungan dengan bawahan. Rentangan relatif melebar, bila :

- bawahan terlatih baik utk pekerjaan tertentu

- bawahan lebih senang bekerja tanpa pengawasan ketat.